Thema 17: Excel für Serienbriefe mit Word nutzen

Du hast beim Thema 7 bereits Serienbriefe erstellt mit Word alleine und dabei die Möglichkeit genutzt, mit Word eine eigene kleine Adressliste anzulegen. Word kann außerdem Adressen aus dem Adressbuch, dem Datenbankprogramm Access und auch aus Excel beziehen. Letzteres wirst du nun ausprobieren.
Im ersten Schritt erstellst du eine Adressliste in Excel mit Überschriften für die verschiedenen Bestandteile der Adresse (Anrede, Titel, Vorname, Name, ...). Danach ist der Serienbrief zu erstellen mit den Feldern für die verschiedenen Adressbestandteile. Im letzten Schritt fügst du Adressen und Brief zusammen. Insgesamt läuft alles so ab, wie du es schon kennst, nur dass du eine andere Datenquelle wählst. Der Brief, den du erstellst, ist ein Brief einer Schule an Eltern, in dem um eine Erlaubnis für eine Klassenfahrt gebeten wird.
Eine neue Sache kommt in dieser Aufgabe. Es ist die Bedingung bei Feldern in einem Serienbrief. Hier geht es darum, ob es ein Sohn oder eine Tochter ist. Statt Feld einfügen verwendest du an dieser Stelle Bedingungsfeld einfügen. Um zu steuern, ob es heißen muss Sohn oder Tochter, bzw. Ihr Sohn oder Ihre Tochtern kannst du die Spalte Geschlecht verwenden, die du bei den Adressen anlegen wirst. Ein paar nützliche Tips findest du unter Serienbrief in Word mit Daten aus Excel.

Aufgabe 1

1. Erstelle eine neues Excel Dokument mit dem Namen w_adressen.xls und speichere es im Laufwerk k:\ (also z.B. mueller_w_adressen.xls).
2. Lege Spalten an für die Adressen: Anrede, Titel, Vorname, Name, Straße, Postleitzahl, Ort, Geschlecht, Vorname
3. 
4. Fülle die Adressliste mit 25 Adressen. In der Spalte Geschlecht trägst du ein m oder w ein für männlich oder weiblich. In der letzten Spalte trägst du den Vornamen des Schülers/ der Schülerin ein.
5. Erstelle eine neues Word Dokument mit dem Namen w_brief.doc und speichere es im Laufwerk k:\ (also z.B. mueller_w_brief.doc).
6. Der Brief hat den Absender der Schule (Konrad-Adenauer-Hauptschule Wenden, Peter-Dassis-Ring 47, 57482 Wenden)
7. Es folgt die Empfängeradresse.
8. Darunter nun der Brief:
9. Anrede (Sehr geehrter Herr / Sehr geehrte Frau)
10. am 12. Juni führt die Konrad-Adenauer-Hauptschule Wenden wieder die Schulendtage durch. Wie in den Vorjahren fahren wir nach Holland zu einer Fahrt mit einem Plattbodenschiff auf dem Jisselmeer. Wir benötigen nun von Ihnen eine Erlaubnis für Ihren Sohn/ Ihre Tochter, an der Fahrt teilzunehmen. Mit der Unterschrift auf dem Abschnitt unten erklären Sie sich einverstanden, dass wir Ihren Sohn/ Ihre Tochter im Fall eines Fehlverhaltens auf Ihre Kosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln nach Hause senden bzw. dass Sie Ihren Sohn/ Ihre Tochter unverzüglich in Holland abholen. Als Fehlverhalten gelten Alkoholmissbrauch, Drogenkonsum, Gewalt, Diebstahl und vorsätzliche Sachbeschädigung.
11. Es folgt der Abschnitt für die Erklärung und Unterschrift der Eltern, die du durch Sternchen abtrennst.
12. Hiermit erkläre ich Vorname Name mich damit einverstanden, dass mein Sohn Vorname /meine Tochter Vorname an den Schulendtagen 2006 vom 12.06.2006 bis zum 18.06.2006 teilnimmt. Ich versichere, dass ich Vorname unverzüglich abhole, sobald dieses von den begleitenden Lehrern in Folge eines Fehlverhaltens als erforderlich angesehen wird.
13. Es folgt eine Linie und darunter die Wörter: Ort, Datum, Name
14. Verbinde das Word Dokument mit den Adressen und speichere das entstehende Dokument unter w_brief1.doc und speichere es im Laufwerk k:\ (also z.B. mueller_w_brief1.doc) ab.