Thema 7a: Serienbrief für Einsteiger

Oft muss man einen Brief schreiben, der an mehr als einen Empfänger geht. Das kann eine Einladung zu einer Feier sein, vielleicht der Silberhochzeit der Eltern, oder ein Vereinsbrief mit der Einladung zur Jahreshauptversammlung. Du lernst nun, wie du mit Word alleine einen Serienbrief schreiben kannst an 20 verschiedene Empfänger ohne dass du jeden Brief einzeln schreiben musst.

In dieser Aufgabe schreibst du eine Einladung zur Silberhochzeit eines wohlhabenden Olper Geschäftsmannes (such dir jemanden aus). Der Mann möchte mit allen Schikanen feiern und beauftragt dich, eine schöne Einladung zu verfassen. Was das Datum, die Uhrzeit und den Ort angeht, an dem die Feier stattfindet, da hast du freie Hand. Die Adresse sollte aber stimmen (Adressen im Internet unter t-info.de). In der Einladung stellst du auch das Menü (Vorspeise, Hauptgericht, Nachtisch) des Abends vor, sowie das geplante Programm (Musik, Entertainer, Feuerwerk, ...). Eine Anrede am Briefanfang ist nicht notwendig.

Aufgabe

1. Erstelle ein neues Dokument und speichere es unter dem Namen "serienbrief1.doc" unter k:\ ab (also z.B. mueller_serienbrief1.doc).
2. Du schreibst den Brief zur Einladung mit den üblichen Bestandteilen (Absender, Datum, Empfänger, Brieftext, Grußformel). Da du einen Serienbrief schreibst, lässt du den Empfänger frei, siehst jedoch schon entsprechend viele Leerzeilen vor.
3. Wenn der Briefinhalt fertig ist, geht es mit den Adressen weiter. Mit einem Assistenten von Word erstellen wir in mehreren Schritten die Adresssammlung für den Brief und dann damit den Serienbrief.
4. Den Assistenten findest du unter Extras > Seriendruck ...
5. Bei Nummer 1 wählst du Serienbriefe ... und dann Aktives Fenster (da du den Brief nicht noch neu erstellen musst).
6. Bei Nummer 2 wählst du Datenquelle erstellen ...
7. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Einstellungen zu machen sind. Rechts sind alle Felder gelistet, für die wir Informationen in unserer Adresssammlung für den Serienbrief eingeben können. Da du nicht alle benötigst, entfernst du folgende: Position, Firma, Bundesland, Land, Tel_privat, Tel_geschäftlich. Dann klickst du auf OK.
8. Du wirst nach einem Ort zum Speichern der Daten gefragt und wählst k:\ und den Namen Adressen1.
9. Im nächsten Fenster kannst du wählen zwischen Datenquelle bearbeiten und Hauptdokument bearbeiten. Noch fehlen die Adressen - wähle also Datenquelle bearbeiten.
10. Es öffnet sich ein Fenster mit Eingabefeldern für die Adressen. Dort trägst du nun 20 Adressen ein. (Adresse 2 benötigst du nur bei langen Adressen! Anrede meint "Herr, Frau, Eheleute".) Immer wenn du eine Person fertig eingegeben hast, klicke auf Neuer Datensatz. Unten siehst du einen Zähler, der dir die Nummer des Datensatzes anzeigt.
11. Hast du alle Adressen eingegeben, klickst du auf OK. Der Assistent verschwindet. In der Menüleiste siehst du neue Menüs zum Seriendruck.
12. Links findest du den Knopf Seriendruckfeld einfügen. Der ist nun wichtig.
13. Geh im Dokument mit dem Cursor (Einfügemarke) dorthin, wo die Anrede hinkommt und klicke dann auf Seriendruckfeld einfügen. Wähle Anrede. Beim Cursor erscheint <<Anrede>>. Dort wird Word anschließend die Anrede in jedem einzelnen Brief einfügen.
14. Eine Zeile tiefer fügst du auf diese Art und Weise <<Vornamen>> und <<Name>> ein. Achte auf ein Leerzeichen dazwischen!
15. Selbiges wiederhole mit der Adresse, der Postleitzahl und dem Ort.
16. Wenn du auf den Knopf <<>> ABC klickst, erhältst du eine Voransicht aller Briefe des Serienbriefes. Geh sie alle einmal durch und prüfe, ob alles stimmt. Fallen dir Fehler in den Adressen auf, korrigiere sie, indem du auf den Knopf ganz rechts im Seriendruckmenü klickst, eine Tabelle mit einem Bleistift.
17. Wenn alles stimmt, kommt nun der letzte Schritt - der Serienbrief wird mit der Datenquelle zu einem neuen Dokument zusammengeführt.
18. Klicke auf Seriendruck und wähle dort Zusammenführen. Ein neues Dokument entsteht.
19. Dieses Dokument speicherst du unter dem Namen "serienbrief1b.doc" unter k:\ ab (also z.B. mueller_serienbrief1b.doc).

Thema 6b: Der Brief für einen Fensterumschlag

Wie ein Brief aufgebaut ist, weißt du nun. Oft werden Briefe in Fensterumschlägen versandt. Das hat den Vorteil, dass man keinen extra Adressaufkleber benötigt oder die Adresse auf den Umschlag drucken muss. In dieser Aufgabe schreibst du einen Brief, der - richtig gefaltet - in einen Fensterumschlag passt.

Aufgabe

In diesem Brief reklamierst du einen mp3 Player, den du bei Quelle bestellt hattest. Das Gerät funktioniert nicht richtig, seit du es hast. Die Musik ist immer zu leise und fast gar nicht zu hören. Du hast verschiedenes ausprobiert (auf Werkseinstellung zurück gestellt, die mp3 neu aufgespielt, Software auf dem Rechner neu installiert, die Batterien ausgetauscht, andere Ohrhörer getestet, ...) und möchtest nun ein Austauschgerät oder eine Reparatur auf Garantie. Wenn das nicht geht, dann möchtest du dein Geld zurück haben. Du möchtest keinen Gutschein. Deine Quelle Kundennummer lautet RT22870.57482.e12. Du schreibst, da du das Gerät nicht einfach auf Verdacht zurücksenden möchtest. (Information über den mp3 Player findest du, wenn du auf das Bild klickst)

1. Erstelle ein neues Dokument und speichere es unter dem Namen "brief2.doc" unter k:\ ab (also z.B. mueller_brief2.doc).
2. Hole dir beim Lehrer einen leeren Fensterumschlag.
3. Geh auf die Seite von Quelle, suche eine Adresse für Kundenservice/ Garantiefälle/ Reklamationen und informiere dich über die Garantiemöglichkeiten (Ein Tipp: Ganz unten auf den Seiten ist ein Link mit dem Namen Service & Beratung. Da findest du etwas über Umtausch und Rückgabe).
4. Beginne den Brief wie üblich mit deinem Absender und dem Datum (siehe auch Aufgabe 6a).
5. Setze dann den Empfänger ein und als Betreff "Reklamation".
6. Es kommt die Anrede.
7. Nun schreibe den Brief bezüglich der Reklamation. Verwende dazu die Informationen, die du auf der Webseite gefunden hast und die Informationen von oben.
8. Du endest mit einer Grußformel und lässt Platz für deine Unterschrift.
9. Nun rückst du den Adressteil zurecht, indem du Leerzeilen einfügst, so dass die Empfängeradresse im Fenster des Briefes erscheinen wird. Mit einem Lineal kannst du den Umschlag messen und so abschätzen, wie es passen wird.
10. Drucke deinen Brief, falte ihn und teste, wie er in den Umschlag passt.
11. Wenn alles passt, speicherst du den Brief und bist fertig.

Thema 6a: Der Brief

Briefe schreibt man heute fast nur noch am Computer mit einer Textverarbeitung. Dabei ist es egal, ob man zu Hause schreibt oder in der Firma. Es gibt gewisse Regeln, an die man sich beim Schreiben von Briefen halten sollte.
Die typische Aufteilung eines Briefes:

Die Rechtecke symbolisieren die Aufteilung und werden nicht im Brief verwendet!

Aufgabe 1

1. Du schreibst nun erst einmal einen Brief an einen Freund, der von Wenden weggezogen ist. Dem erzählst du, wie du das letzte Wochenende verbracht hast.
2. Erstelle ein neues Dokument und speichere es unter dem Namen "brief0.doc" unter k:\ ab (also z.B. mueller_brief0.doc).
3. Oben beginnst du mit dem Absender.
4. Es folgt die Anschrift deines Freundes.
5. Dann kommt eine Anrede und darunter der Brief (150 Wörter).
6. Zum Schluss kommt ein Gruß.
7. Dir fällt noch etwas ein, der geplante Besuch in zwei Wochen, den du als P.S. unter den Brief setzt. (Platz für Unterschrift bleibt darüber frei!)
8. Speichern und fertig.

Aufgabe 2

Du schreibst nun einen einfachen Brief, mit dem du dich um eine Wohnung bewirbst.

Das ist die Anzeige vom 04.12.2005, auf die du dich bewirbst:

Olpe-Rhode, DG-Whg. in gepfl. EFH, 2 1/2 ZKB, Balkon, ruh. Waldrandlage, z. 1.2.06. Zuschr. unter Chiffre 97719 - (auf Chiffre n)

Keine Telefonnummer? Richtig, du musst auf Chiffre schreiben. Das bedeutet, du schreibst den Brief an die Vermieter, setzt als Adresse aber die Chiffre ein und da du die Namen der Vermieter nicht kennst, redest du die Vermieter neutral an, z.B. Sehr geehrte Damen und Herren. Du adressierst den Briefumschlag an den Sauerlandkurier, an die Geschäftsstelle Olpe, deren Adresse auf der Homepage des Sauerlandkuriers findest, und schickst die Bewerbung um die Wohnung, die dich sehr interessiert, an diese Adresse. Entwirf den Briefumschlag in Word mit dem Assistenten für Umschläge (Extras> Umschläge).

2. Erstelle ein neues Dokument und speichere es unter dem Namen "brief1.doc" unter k:\ ab (also z.B. mueller_brief1.doc).
3. Du beginnst oben links mit dem Absender (denke dabei auch an deine Telefonnummer, vielleicht auch Emailadresse, damit dich die Leute schneller kontaktieren können).
4. Oben rechts kommt das Datum. Unter dem Absender kommt mit einigen Zeilen Abstand der Empfänger (, den du aber nicht kennst). Da setzt du einfach die Chiffre ein.Dann kommt darunter in Fett der Betreff.
5. Es folgt die Anrede und darunter der Brief.
6. Darin solltest du etwas über dich sagen, das die Vermieter überzeugt, dich zur Wohnungsbesichtigung einzuladen. Du stellst dich vor, beschreibst deinen Beruf und dein Einkommen, wann du Zeit hättest zu einer Besichtigung, dass du einen Partner/ Partnerin hast oder nicht, dass du ein Haustier hast oder nicht. Du brauchst auch einen Stellplatz für dein Auto.
7. Es folgt eine Grußformel.
8. Darunter bleibt Platz für die Unterschrift.
9. Fertig und speichern.
10. Es fehlt noch der Umschlag mit der Adresse des Sauerlandkuriers.
11. Öffne dazu in Word den Umschlag-Assistenten (Extras > Umschläge) und gib die notwendigen Daten ein.
12. Wenn du fertig bist, klicke auf Dem Dokument hinzufügen.
13. Dann erscheint ein weiteres Blatt mit den eingegebenen Daten bei deinem Dokument. (Das Papierformat stimmt nicht, aber das bleibt erst einmal so.)
14. Speichern und fertig.